Carica documenti, testi e immagini

L’agente IperChat conosce il tuo sito (l’ha letto durante la demo) e tutto quello che gli aggiungi nella knowledge base. Quando un visitatore fa una domanda, il sistema cerca le informazioni più rilevanti tra i tuoi materiali e le passa al modello AI come contesto. Questo si chiama RAG (Retrieval-Augmented Generation).

Più materiale carichi, più l’agente è specifico. Carica:

• Listini, cataloghi, schede prodotto
• FAQ interne (anche quelle che non sono sul sito)
• Manuali, procedure, condizioni di vendita
• Storico Q&A dei tuoi clienti reali

Tutto si gestisce dal pannello operativo, sezione “Base di conoscenza” (menu laterale → gruppo Agents).

Tipi di documento

Nella toolbar in alto trovi quattro pulsanti — Importa Sito Web, Importa Q&A (Excel), Aggiungi immagine, Aggiungi testo — più l’area drag-and-drop per i PDF/DOCX.

PDF e DOCX

Il caso più comune. La dimensione massima per file dipende dal piano (vedi Limiti per piano).

1. In cima alla pagina “Base di conoscenza” trovi l’area “Trascina un file PDF o Word qui oppure seleziona dal computer”.
2. Trascina il file o clicca su seleziona dal computer.
3. Aspetta lo stato “Pronto” (in genere 30-60 secondi per un documento medio).

Cosa succede sotto il cofano: il file viene caricato, suddiviso in chunk, convertiti in vettori (embeddings) e memorizzati in un motore di ricerca semantica. Quando arriva una domanda pertinente, i chunk più rilevanti finiscono nel contesto del modello.

Testo libero

Per quando non hai un documento ma vuoi inserire informazioni direttamente:

1. Clicca “Aggiungi testo” nella toolbar.
2. Dai un Titolo (es. “Politica resi 2026”) e il Contenuto.
3. Salva.

L’agente lo tratta come un mini-documento. Ottimo per:

• Note operative (“Il martedì sera siamo chiusi”)
• FAQ specifiche (“Per cancellare un appuntamento serve preavviso di 24 ore”)
• Aggiornamenti rapidi (“Da gennaio 2026 nuovo listino”)

Immagini

Carica foto di prodotti, listini, infografiche, planimetrie (JPEG, PNG o WebP, max 10 MB):

1. Clicca “Aggiungi immagine” nella toolbar.
2. Seleziona il file e dai una descrizione dettagliata: è il testo che l’agente leggerà per capire cosa mostra l’immagine.
3. Salva.

Quando l’agente decide che un’immagine è pertinente alla risposta, la mostra direttamente in chat. Ottimo per cataloghi, menù, planimetrie di sale.

Import Q&A (Excel)

Se hai uno storico di domande/risposte dei tuoi clienti (esportato dal CRM, da Helpscout, da una cartella di mail), carica un Excel con una colonna di domande e una di risposte:

1. Clicca “Importa Q&A (Excel)” nella toolbar.
2. Carica il file .xlsx (max 10 MB, minimo 10 righe, massimo 5.000).
3. Il sistema analizza le Q&A, raggruppa per topic, sintetizza una risposta canonica per ciascun topic e crea più voci di testo automatiche (documenti “figli”).

Il modulo guida interno (“Come preparare il file Excel”) spiega intestazioni riconosciute e limiti.

Importa sito web

Se vuoi alimentare la knowledge base direttamente dai contenuti del tuo sito, clicca “Importa Sito Web”: inserisci l’URL e il numero massimo di pagine da leggere. Il sistema estrae i testi delle pagine e li aggiunge come documenti.

Stato dei documenti

Ogni documento nella tabella mostra lo Stato:

• Caricamento… — upload in corso.
• In elaborazione… — il sistema sta estraendo testo, chunkando e generando embeddings.
• Pronto — indicizzato, l’agente può attingervi.
• Errore — qualcosa è andato storto. Apri il documento o guarda il tooltip per vedere il dettaglio (PDF protetto da password, file corrotto, formato non supportato).

Le colonne della tabella includono anche Tipo (PDF, DOCX, Testo, Immagine, Importazione Chat, Importazione Sito, Auto), Chunks, Dimensione e Data / Caricato / Modificato.

Quando l’agente usa un documento

L’agente decide automaticamente quali documenti consultare in base alla domanda. Se chiedi “Quanto costa la consulenza?” cerca in listini e schede prezzo. Se chiedi “Come prenoto?” cerca in procedure di booking.

Non serve dirgli quando usare cosa: il matching è semantico.

Aggiornare un documento

I documenti di tipo PDF/DOCX non si modificano in-place: si sostituiscono (cancella il vecchio tramite il menu azioni → Elimina, poi carica il nuovo). In alternativa puoi usare l’azione Rielabora per re-ingestire lo stesso file senza ricaricarlo.

I testi liberi invece puoi modificarli direttamente: aprili dalla lista, usa Modifica, salva. La re-indicizzazione parte automaticamente.

Limiti

Variano per piano (valori di default — possono essere personalizzati dall’amministratore):

Quando raggiungi il limite documenti, non puoi caricarne di nuovi finché non ne cancelli uno. L’agente continua a funzionare con quelli già caricati. Vedi Piani e limiti per il resto del piano.